الهيكل التنظيمي
الجمعية العمومية
أعلى مستوى في الهيكل وفق النظام الأساسي للجمعية؛ يمارس الأعضاء اختصاصاتهم النظامية في توجيه الجمعية ومساءلة مجلس الإدارة.
الجمعية العمومية
أعلى مستوى في الهيكل وفق النظام الأساسي للجمعية؛ يمارس الأعضاء اختصاصاتهم النظامية في توجيه الجمعية ومساءلة مجلس الإدارة.
المهام والمسؤوليات
- مناقشة التقارير السنوية والقوائم المالية.
- النظر في الموضوعات المعروضة على الجمعية العمومية.
- انتخاب مجلس الإدارة أو اتخاذ القرارات المتعلقة به وفق القواعد المنطبقة.
- اعتماد القرارات الجوهرية الداخلة في اختصاصها ومتابعة تحقيق أهداف الجمعية.
ضوابط وحدود المسؤولية
لا تمارس الجمعية العمومية الإدارة التشغيلية اليومية؛ تحدد اختصاصاتها وآلياتها بالأنظمة واللوائح والنظام الأساسي.
مجلس الإدارة
يرتبط بـ: الجمعية العمومية
التوجيه والإشراف الاستراتيجي والحوكمة ومتابعة أداء الجمعية ضمن اختصاصاته.
مجلس الإدارة
يرتبط بـ: الجمعية العمومية
التوجيه والإشراف الاستراتيجي والحوكمة ومتابعة أداء الجمعية ضمن اختصاصاته.
المهام والمسؤوليات
- إقرار التوجهات والخطط والسياسات الواقعة ضمن صلاحيات المجلس.
- الإشراف على الموازنة والنتائج المالية وإدارة المخاطر.
- متابعة الأداء المؤسسي والتقارير الدورية.
- إقرار الصلاحيات والتفويضات واللجان وفق الأنظمة.
- مراقبة الالتزام وتعارض المصالح وتقييم أداء المدير التنفيذي.
- اتخاذ القرارات التصحيحية عند الحاجة.
المخرجات
قرارات ومحاضر معتمدة، خطط وسياسات، مؤشرات متابعة، تكليفات واضحة للمدير التنفيذي واللجان.
المدير التنفيذي
يرتبط بـ: مجلس الإدارة
تحويل الخطط والسياسات وقرارات المجلس المعتمدة إلى أعمال قابلة للقياس، والإشراف المباشر على الإدارات الثماني.
المدير التنفيذي
يرتبط بـ: مجلس الإدارة
تحويل الخطط والسياسات وقرارات المجلس المعتمدة إلى أعمال قابلة للقياس، والإشراف المباشر على الإدارات الثماني.
المهام والمسؤوليات
- إعداد الخطط التشغيلية والموازنات المقترحة.
- توزيع المسؤوليات وتحديد الأولويات وإدارة الأداء والمخاطر التشغيلية.
- متابعة العقود والمشتريات والموارد ضمن الصلاحيات.
- الإشراف على خدمة المستفيدين والعمليات.
- رفع التقارير المالية والتشغيلية لمجلس الإدارة.
- التأكد من الالتزام باللوائح وحماية البيانات ومعالجة التعثر والتصعيد.
المخرجات
خطة تشغيلية سنوية، تقارير دورية، سجل مخاطر، قرارات تنفيذية، متابعة مؤشرات الأداء.
الإدارة المالية
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
إدارة الموارد المالية وضمان سلامة التسجيل المحاسبي والرقابة والشفافية والقدرة على تمويل أنشطة الجمعية.
الإدارة المالية
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
إدارة الموارد المالية وضمان سلامة التسجيل المحاسبي والرقابة والشفافية والقدرة على تمويل أنشطة الجمعية.
المهام والمسؤوليات
- المحاسبة والميزانية: إعداد مشروع الموازنة ومتابعة التنفيذ والتسويات والإقفال.
- الإيرادات والمصروفات: توثيق التبرعات والإيرادات ومستندات الصرف والمدفوعات.
- التقارير والقوائم المالية: إعداد التقارير الدورية والمقارنات بين الفعلي والمخطط.
- الرقابة المحاسبية: فصل المهام والمطابقات البنكية والجرد ومعالجة الملاحظات.
المخرجات
موازنة، سجلات محاسبية، تقارير مالية شهرية، قوائم مالية، ملفات صرف وإيرادات موثقة.
مؤشرات متابعة مقترحة
الالتزام بالموازنة، دقة الإقفال، زمن معالجة طلب الصرف، اكتمال المستندات، معالجة الملاحظات.
ضوابط وحدود المسؤولية
مستقلة تنظيميًا عن الموارد البشرية؛ لا تعتمد صرفًا يتجاوز تفويضها ولا تدير شؤون الموظفين.
إدارة الموارد البشرية
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
توفير كوادر مؤهلة والمحافظة عليها وتنمية قدراتها وتهيئة بيئة عمل منظمة.
إدارة الموارد البشرية
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
توفير كوادر مؤهلة والمحافظة عليها وتنمية قدراتها وتهيئة بيئة عمل منظمة.
المهام والمسؤوليات
- التوظيف وشؤون الموظفين: الاحتياج الوظيفي والوصف الوظيفي والعقود والإجازات والحضور.
- التدريب والتطوير: تحديد فجوات المهارات وإعداد خطة التدريب وقياس أثرها.
- تقييم الأداء: آلية دورية وربط الأهداف الفردية بمؤشرات الإدارات.
- تخطيط القوى العاملة: تقدير الاحتياج وخطط الإحلال والتعاقب وتوزيع الأعباء.
المخرجات
هيكل وظائف وأوصاف وظيفية، خطة توظيف، سجلات موظفين، خطة تدريب، تقييمات أداء.
مؤشرات متابعة مقترحة
زمن شغل الوظائف، دوران الموظفين، ساعات التدريب، إكمال التقييمات، رضا الموظفين.
ضوابط وحدود المسؤولية
مستقلة عن المالية، وتتعاون معها بشأن الرواتب؛ لا تُدمج ملفات المتطوعين بملفات الموظفين.
إدارة البرامج وخدمة المستفيدين
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
ضمان وصول الأثاث المناسب إلى الأسر المستحقة بطريقة عادلة وموثقة تحفظ الكرامة والخصوصية.
إدارة البرامج وخدمة المستفيدين
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
ضمان وصول الأثاث المناسب إلى الأسر المستحقة بطريقة عادلة وموثقة تحفظ الكرامة والخصوصية.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الطلبات ودراسة الاستحقاق: فحص المستندات وتطبيق المعايير المعتمدة.
- تقييم احتياجات الأسر: تحديد الأثاث المطلوب وأولوياته وتحديث بيانات الحالات.
- تخصيص الأثاث وتوثيق التسليم: التنسيق مع المستودعات والنقل وإثبات الاستلام.
- قياس رضا المستفيدين: متابعة الشكاوى والملاحظات واقتراح التحسين.
المخرجات
ملفات طلبات، قرارات استحقاق، نماذج احتياج، أوامر تخصيص، محاضر تسليم، تقارير رضا.
مؤشرات متابعة مقترحة
زمن دراسة الطلب، اكتمال الملفات، عدد الأسر المخدومة، التسليم في الموعد، رضا المستفيدين.
ضوابط وحدود المسؤولية
فصل قرار الاستحقاق عن الجرد الفعلي للأثاث؛ حماية بيانات المستفيدين.
إدارة العمليات والأثاث
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
إدارة دورة حياة الأثاث المتبرع به من الاستلام والفحص والتجديد والتخزين إلى النقل والتسليم بكفاءة وسلامة.
إدارة العمليات والأثاث
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
إدارة دورة حياة الأثاث المتبرع به من الاستلام والفحص والتجديد والتخزين إلى النقل والتسليم بكفاءة وسلامة.
المهام والمسؤوليات
- استلام الأثاث وفرزه وفحصه: تسجيل الأصناف وحالتها وتصنيف صلاحيتها.
- التجديد والصيانة: الإصلاح والتنظيف وفحص الجودة والسلامة قبل التوزيع.
- المستودعات والجرد: ترميز الأصناف وتتبع حركات الدخول والخروج والجرد الدوري.
- النقل والتسليم: جدولة المركبات وفرق العمل وتوثيق التسليم مع خدمة المستفيدين.
المخرجات
محاضر استلام، سجلات فحص وصيانة، بطاقات مخزون، أوامر نقل، محاضر تسليم، تقارير فاقد.
مؤشرات متابعة مقترحة
نسبة الأثاث القابل لإعادة الاستخدام، زمن التجهيز، دقة الجرد، تكلفة النقل، التلف والحوادث.
ضوابط وحدود المسؤولية
عدم توزيع الأثاث غير الآمن، ومطابقة المصروف من المستودع مع أمر تخصيص معتمد.
إدارة تنمية الموارد والشراكات
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
تنمية الموارد المالية والعينية وبناء شراكات مستدامة تدعم استمرارية خدمات الجمعية.
إدارة تنمية الموارد والشراكات
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
تنمية الموارد المالية والعينية وبناء شراكات مستدامة تدعم استمرارية خدمات الجمعية.
المهام والمسؤوليات
- استقطاب المتبرعين: بناء قاعدة علاقات وتحديد فرص الدعم وفق الضوابط.
- الشراكات مع الشركات والمتاجر: الاتفاقيات والخدمات اللوجستية والصيانة والدعم العيني.
- الرعايات والدعم: إعداد عروض المبادرات والتوثيق ومتابعة الالتزامات.
- تنمية الموارد والاستدامة: تنويع مصادر الدعم وتقييم الشراكات.
المخرجات
خطة تنمية موارد، قاعدة علاقات، عروض رعاية، اتفاقيات، تقارير مساهمات وشراكات.
مؤشرات متابعة مقترحة
قيمة الموارد النقدية والعينية، الشراكات النشطة، تجدد المتبرعين، تنوع الموارد، تكلفة الاستقطاب.
ضوابط وحدود المسؤولية
تسجل المالية الإيرادات، وتتسلم العمليات التبرعات العينية بمحاضر؛ لا التزام دون اعتماد.
إدارة الإعلام والاتصال المؤسسي
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
بناء صورة مؤسسية موثوقة والتعريف برسالة الجمعية وإنجازاتها وتعزيز التواصل مع المجتمع والشركاء.
إدارة الإعلام والاتصال المؤسسي
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
بناء صورة مؤسسية موثوقة والتعريف برسالة الجمعية وإنجازاتها وتعزيز التواصل مع المجتمع والشركاء.
المهام والمسؤوليات
- الإعلام والعلاقات العامة: إعداد الخطط والتغطيات والبيانات والعلاقات الإعلامية.
- الهوية المؤسسية: تطبيق دليل الهوية وضبط اتساق الشعار والألوان واللغة.
- المحتوى والمنصات الرقمية: التخطيط والإنتاج والنشر وإدارة الموقع والحسابات بالتنسيق مع التحول الرقمي.
- التواصل المجتمعي: الاستفسارات والحملات التوعوية والفعاليات والرسائل.
المخرجات
خطة محتوى، تقويم نشر، تقارير إعلامية، مواد تعريفية وحملات، دليل هوية، تقارير تفاعل.
مؤشرات متابعة مقترحة
الوصول والتفاعل، زمن الاستجابة، التغطيات الإعلامية، الالتزام بالهوية، أثر الحملات.
ضوابط وحدود المسؤولية
مستقلة عن إدارة التطوع؛ عدم نشر بيانات مستفيدين أو بيانات مالية غير معتمدة.
إدارة التطوع
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
استقطاب المتطوعين وتنظيم مساهماتهم وتأهيلهم وتعظيم أثرهم في أنشطة الجمعية.
إدارة التطوع
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
استقطاب المتطوعين وتنظيم مساهماتهم وتأهيلهم وتعظيم أثرهم في أنشطة الجمعية.
المهام والمسؤوليات
- استقطاب المتطوعين: تحديد الاحتياجات والمهارات واستقبال الطلبات وفرزها.
- تنظيم الفرص: توصيف مدة الفرصة ومهامها ومتطلبات السلامة وتوزيع المتطوعين.
- التأهيل والإشراف: التعريف بالسياسات والخصوصية والتدريب ومتابعة الحضور والسلامة.
- قياس الأثر: توثيق الساعات والمخرجات ورضا المتطوعين والتحسين وتقدير الجهود.
المخرجات
خطة فرص، سجل متطوعين، توصيفات فرص، سجلات ساعات، تقارير أثر، تقييمات وشهادات.
مؤشرات متابعة مقترحة
عدد المتطوعين النشطين، الساعات المنجزة، إكمال الفرص، رضا المتطوعين، الحوادث والملاحظات.
ضوابط وحدود المسؤولية
لا تُسند أعمال عالية الخطورة أو بيانات حساسة دون التأهيل والصلاحيات، مع تنسيق الإعلام.
إدارة الجودة والتحول الرقمي
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
تطوير جودة الخدمات والإجراءات والأنظمة والبيانات وتعزيز التحسين المستمر والقرارات المبنية على مؤشرات موثوقة.
إدارة الجودة والتحول الرقمي
يرتبط بـ: المدير التنفيذي
تطوير جودة الخدمات والإجراءات والأنظمة والبيانات وتعزيز التحسين المستمر والقرارات المبنية على مؤشرات موثوقة.
المهام والمسؤوليات
- الجودة والإجراءات: توثيق العمليات ومراجعة رحلة التبرع والاستحقاق والتجهيز والتسليم.
- مؤشرات الأداء والأثر: بطاقات المؤشرات والتحقق من جودة البيانات وإعداد التقارير.
- الأنظمة وقواعد البيانات: المتطلبات التقنية وتكامل البيانات وصلاحيات الوصول والنسخ الاحتياطية.
- التحسين المستمر: تجميع فرص التطوير وترتيبها وتجربتها وقياس نتائجها.
المخرجات
أدلة إجراءات، خرائط عمليات، مؤشرات ولوحات متابعة، سجل تحسينات، تقارير جودة، متطلبات أنظمة.
مؤشرات متابعة مقترحة
الالتزام بالإجراءات، زمن إنجاز الخدمات، جودة البيانات، التحسينات المنفذة، توافر الأنظمة.
ضوابط وحدود المسؤولية
مراعاة استقلالية التقييم والخصوصية وأمن المعلومات وعدم تغيير الإجراءات دون صلاحية.